働き方

ひとり社労士事務所のリスク管理〜突然、入院することになったらどうしますか?〜

投稿日:2019年10月9日 更新日:

2019年10月8日にfreee"マジカチ"meetup!@東京#7 LT登壇しました!

そのときの原稿とスライドを公開します。

入院のリスクは、ひとり士業事務所のみならず一人でお仕事をしているフリーランスの方にも共通することだと思います。
あなたはどう備えますか?

※番号はスライドのページ

1.
こんばんは。社会保険労務士の飯塚です。
本日は「ひとり社労士事務所のリスク管理」というテーマでLTさせていただきます。どうぞ、よろしくお願いいたします。

2.
早速ですが、自己紹介をさせてください。
社労士とは思えぬプロフィール写真ですが…
スピカ社会保険労務士事務所代表の飯塚知世です。2017年5月に東京新宿区で開業しました。
0歳と2歳の保育園児を育てながら、ひとり社労士事務所を経営しています。
と同時に、学生時代からヨーヨーのパフォーマーとして活動しています。
好きな言葉は前途洋々です。
Twitterをやっていますので、ご興味ありましたら覗いてみてください。

3.
当事務所の業務内容ですが、メインはHRテック、クラウドサービスの導入支援と人事労務コンサルティングです。
あとは懇親会やパーティーなどでのヨーヨーパフォーマンスです。

【2~3トリック披露】

自己紹介は以上としまして、さっそく本題に入りましょう!

4.
みなさんに質問です。今から入院できますか?
マジカチ終わった後からでも結構ですよ。入院いかがでしょう?
ええ、困っちゃいますよね。
私、この1年で2回、お医者さんにこのセリフ言われました。
そして、2回入院しました。

5.
この1年でいったい何があったのか?タイムラインにまとめてみました。
1回目の入院は出産のためです。
先ほどのプロフィール写真で赤ちゃんを抱っこしていましたよね。
次女の〇ちゃんです。出産のため4日間入院しました。

そして2回目の入院は、その〇ちゃんが肺炎で緊急入院することになりました。
入院先が保護者の24時間付き添いが必須だったので、私も付き添いで7日間入院しました。

出産はある程度、入院時期がわかっていましたが、
〇ちゃんの入院は完全に想定外でした。何日間入院することになるかもわかりませんでした。

4日間と7日間と入院自体はいずれも短期間ではありましたが
退院後の経過を見る必要がありしばらく身動きが取れない期間がありました。

ではその間、仕事はどうしていたか?
出産に備えてどんな準備をしていたのか?
突発的な入院はどうやって乗り越えたのか?
事前にどのような取り組みをしていたのかご紹介いたします。

6.
出産、入院に備えまして、次の3点のことに取り組みました。
1つ目は情報をクラウドで管理すること
2つ目はスケジューリングの工夫
3つ目は協力事務所の存在

7.
では、一つずつご紹介していきましょう。
毎日保育園のお迎え時間という非常にシビアなタイムリミットが課されていますので
開業当初から業務効率化のためにクラウド化を進めていました。

事務所がクラウド上にあるイメージです。

8.
クラウド化のメリットは、皆さんもご存じだと思いますが、
いつでもどこでも見れる
情報共有が簡単にできる
という点ですね。

この2点は、入院時にこそ真価を発揮したと思います。

9.
続いてはスケジューリングの工夫です。
無茶な予定を組まない、組ませないと胸に刻んでおりました。
妊娠が判明して、体調が安定したころにクライアントへは入院予定時期をお伝えしていました。
今年4月の働き方改革に対応するため、就業規則の改定、社内制度の見直しの依頼が多数ありました。
産後の慌ただしい時期と重ならないように、あらかじめ業務の時期、段取りを組んでいました。

マイルールとして、打ち合わせの日程は月曜、木曜の午前中に予定を入れないようにしていました。
なぜかというと、月、木は子供が体調を崩しやすいからからです。
今回の〇ちゃんの緊急入院も木曜日の出来事でした。
午前中予定を入れていなかったので、すぐに病院に行きそのまま入院することができました。
急な予定変更に対応するため、余裕を持ったスケジュールで業務を受けるようにしていました。

10.
そして最後は協力社労士事務所の存在です。
入院時の切り札、この存在がなかったら、付き添い入院中は心が折れていたかもしれません。
誰にするか、どこで見つけるか、条件は?
私の場合は、同じ新宿で開業している年齢の近い女性の社労士にお願いしました。
支部で一緒の委員会で活動している方で、人柄や仕事ぶりを見ていてとても信頼のできる方です。
困ったときは助け合う、お互いにとってメリットのある関係を築いています。

また、クライアントへは、緊急時は協力社労士事務所に業務を引き継ぐことがあると説明し承諾を取っていました

11.
引継ぎの体制は次のようなトライアングルを形成していました。
クラウド上で三者が繋がっていますね。
もちろん、あらかじめクライアントの同意を得て情報の共有をしています。

12.
入院中にどのような業務を行っていたかというと
チャットで質問に回答したり、給与計算のチェックを行ったりと日常業務的は対応可能でした。
付き添いで入院した際は、労務監査といって労働基準法などに違反していないかコンプライアンスのチェック、
従業員への職場環境のヒアリング調査といった業務を受けていました。
協力事務所へは何かあった場合はヘルプを要請するかもしれないとお伝えしていました。
まさか本当に何かあるとは思っていませんでしたが、不幸中の幸い、入院中で動けない私の代わりにヒアリング調査を行っていただきました。

13.
2回の入院を経験しての感想です。
ネットに繋がる、自分の頭が働くという前提ですが、クラウド化したことでデータの確認、引継ぎをスムーズに行い
質問対応といった日常業務は可能でした。
協力事務所のおかげで、対面で実施しなければならない業務も、すぐ引継ぎができたおかげで業務が停滞することなく
クライアントへは最小限のご迷惑で済んだかと思います。

自分が動けないときに、信頼している方に代わりに対応してもらう。
人のつながり、日々の業務を通しての信頼関係の構築が最大のリスクヘッジだと感じました。

ただ、入院中にも仕事ができる、しなければいけない状況は幸せなのでしょうか?
不幸なのかな?とも思いました。
皆さんはどう思いますか?

14.
ひとり事務所というのは一人で業務を完結することできるけど、誰の助けも借りない、だれにも頼っちゃいけないということではないですよね。
困ったとき、どうしようもないとき人に頼っていいんですよね。

15.
〇ちゃんが入院したとき、
今こうやって皆さんの前で淡々と話していますけど
こんな小さな子が見の前で苦しんでいて、
でも私は彼女に対して何もできず、最悪の事態を想像してすっごく不安でした。
心が押しつぶされそうになり、一人で抱えるのが辛くツイッターで入院の状況をつぶやいていました。
それを見たたくさんの方から、反応や励ましの言葉をいただいて
ひとりじゃないんだと、とても心強かったです。

16.
クラウドツールやSNSを活用して、いざという時は助け合いましょう。
仲間はいますか?

17.
せっかく今日は、マジカチに足を運んで頂いたのでぜひ仲間を見つけてください。

18.
このLTが皆様にとって前途洋々たる事務所運営のヒントとなれば嬉しいです。
ご清聴ありがとうございました!

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